Optimiser les échanges SICA

État des lieux et solutions pour améliorer les envois d’images.

Le système SICA gère les opérations de compensation de la sous-région depuis plus d’une douzaine d’années maintenant.

Techniquement, il faut bien dire que ce système date un peu et que son protocole d’échange, basé sur l’envoi de fichiers plats par CFT, est aujourd’hui dépassé. Notamment lorsqu’on voit, en 2018, des architectures implémentant des web services, le cloud computing ou même des technologies émergentes comme la blockchain.

Quoiqu’il en soit, c’est le système qui est utilisé aujourd’hui et qui continuera à l’être encore pendant plusieurs années. Il est donc important de dresser un bilan et d’en faire sortir les forces et faiblesses.

Parmi les soucis d’exploitation qui peuvent se poser régulièrement, figure le problème de réception des images des confrères. Ce point concerne les chèques et bientôt les effets de commerce. Il arrive en effet qu’une banque ne reçoive jamais certaines images liées aux opérations, sans qu’il soit réellement possible d’en déterminer la cause.

A mes yeux, ce problème est lié à une lacune inhérente de l’architecture SICA, qui a pris le parti de dissocier l’envoi des données et des images. D’autres systèmes de télécompensation de par le monde (ils ont aussi leurs propres défauts) imposent au contraire un envoi lié des données et des images, à la manière d’une transaction : si, pour une raison ou une autre, l’image d’une opération ne part pas, les données qui y sont liées non plus…

Mais cette contrainte étant là, il importe maintenant de voir comment il est possible d’améliorer la situation.

1. Fragmenter les fichiers envoyés

Une des causes d’échec de transmission des images est liée aux banques ayant de gros volumes de chèques à envoyer vers certains confrères.

La plupart du temps, le système de traitement de chèques de la banque envoie à la compensation un gros fichier Image (MAILI) par banque, ce qui peut engorger le réseau.

Une première solution serait donc de fragmenter l’envoi en plusieurs fichiers MAILI plus petits pour une même banque, ce qui permettrait aux images de passer plus facilement.

Par exemple, si 10 fichiers MAILI distincts sont générés pour un seul confrère : en cas d’échec, cela ne concernera probablement qu’un ou deux fichiers. Les autres arriveront quand même au destinataire, ce qui est quand même plus efficace que de perdre toutes les images dudit confrère.

2. Monitorer les envois et les réceptions

En cas d’échec d’envoi d’images, il est souvent difficile d’en déterminer la cause. Se situe-t-elle au niveau de la banque émettrice ? de la banque centrale ? de la banque réceptrice ? Dans la pratique, la réponse n’est pas forcément évidente.

L’émetteur reçoit certes un fichier MAILA de la part de la BCEAO. Mais cela ne permet que de s’assurer que la BCEAO a bien reçu le fichier IMAGE correspondant. Mais l’a-t-elle envoyé au récepteur ? Celui-ci l’a-t-il bien reçu et traité ? Impossible de le savoir. De plus, faute d’outils adéquats pour les traiter, les fichier MAILA sont en réalité très peu exploités.

La BCEAO renvoie éventuellement un fichier d’erreur MAILE dans le cas où elle refuse le fichier IMAGE qui lui a été transmis, notamment pour règle de nommage de fichier incorrect, ce qui ne nous avance pas beaucoup… Car il y a souvent des cas où l’émetteur est sûr d’avoir envoyer ses fichiers, d’avoir reçu le MAILA alors que le destinataire déclare n’avoir rien reçu…

Au quotidien, on s’aperçoit que les causes d’échec d’envoi, de réception ou de traitement des images sont en général les suivantes :

  • Problèmes de connexions et de transferts (à différents niveaux)
  • Problèmes de routage parfois constatés dans les échanges sous-régionaux
  • Fichiers Image envoyés en doublon
  • Fichiers Images non conformes (fichiers vides ou mal structurés)
  • Difficultés de réconciliation : RIO des Images non conformes (non concordance entre la RIO des Images et la RIO des valeurs correspondantes)

Il n’est pas possible de passer outre les problèmes de connexion et les échecs de transmission, mais il est important d’avoir une vue d’ensemble sur les échanges afin de pouvoir anticiper les difficultés. A ce titre, il serait intéressant pouvoir savoir, pour chaque fichier Image envoyé, son statut de réception par le destinataire.

Cette approche passe par l’échange d’accusés de réception entre les participants. Une telle solution utiliserait avec profit les fichiers MAILA émis par la BCEAO, mais irait encore plus loin en intégrant les accusés de réception des fichiers Image émis par les destinataires eux-mêmes.

Or, ce type de message n’existe pas dans SICA.

Mais cela n’empêche pas d’utiliser les messages IFP. Il s’agit d’un protocole peu connu de SICA, qui permet l’échange libre d’informations entre les participants. Ce type de messages pourrait donc être utilisé avec profit pour générer les accusés de réception dont nous avons besoin.

On peut les envoyer via l’UAP ou SICA.

Cela pourrait permettre les cas d’utilisation suivants :

Informer la banque destinataire de l’envoi d’un fichier IMAGE, avant même qu’elle ne l’ait reçu
Informer la banque destinataire de la réception du fichier MAILA ou MAILE de la BCEAO
Informer la banque émettrice de la bonne réception du fichier IMAGE
A l’aide d’un outil adapté, cet échange d’informations permettrait de disposer de tableaux de bord utiles pour le suivi de la transmission des images.

Pour les images envoyées, nous aurons :

  • Le statut des messages IFP envoyés au destinataire
  • Le statut des fichiers MAILA ou MAILE
  • Le statut de réception des IMAGE par le destinataire

Pour les images reçues ou à recevoir, nous aurons :

  • Le statut des MAILA ou MAILE de l’émetteur
  • Le statut de réception des MAILO
  • Le statut de la réponse IFP envoyée à l’émetteur

Nous voyons que cette précieuse synthèse d’informations pourra aider à anticiper les échecs de transmission et même de contribuer à en trouver l’origine.

Dans la durée, il sera possible d’établir des statistiques et des rapports d’anomalies, par banque ou par type de problème, ce qui permettra de pointer les défaillances.

3. Ré-expédier efficacement les images perdues

Une fois le problème constaté, il importe de ré-acheminer, d’une manière ou d’une autre, les images manquantes aux destinataires initialement prévus.

Ici, le pire qui puisse être fait serait de re-scanner manuellement les chèques (parfois dans des scanners A4) et de les envoyer en pièces jointes aux responsables des banques confrères ! Or, c’est cette procédure qui est appliquée la plupart du temps !!

La solution idéale serait plutôt de renvoyer les fichiers MAILI au destinataire (éventuellement par email) qui devra les renommer en MAILO et les copier dans son arborescence ROOT_CLEARING… Mais elle a le désavantage de devoir impliquer les équipes IT des deux parties…

Une autre approche pratique serait de disposer d’une application de traitement de chèques capable de ré-envoyer automatiquement les images manquantes par Email à leurs destinataires...

Quoiqu’il en soit, il importe d’adopter une approche efficace sans quoi les pertes de temps en cas de problème risquent de devenir importantes, notamment dans les banques à fort volume.

Conclusion

Les échanges de fichiers Image sont essentiels dans le fonctionnement de SICA. Les échecs de transmission qui peuvent se produire ont une répercussion lourde sur la productivité quotidienne du personnel des établissements bancaires.

En 2018, alors que les échanges d’images d’effets de commerce devraient bientôt démarrer, ce problème deviendra encore plus prégnant. Il importe donc maintenant d’adopter des outils et démarches qui permettent au moins de soulager les difficultés constatés :

Fragmenter la taille des fichiers IMAGE envoyées en compensation
Disposer d’un outil de supervision permettant de suivre l’émission et la réception des fichiers IMAGE chez le destinataire
Avoir une solution permettant de ré-expédier facilement les Images perdues au destinataire
Nisaba Solutions est disponible pour vous accompagner dans cette démarche. N’hésitez pas à nous faire part de vos besoins et de vos commentaires...

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